Optymalizacja procesów wewnątrz firmowych – postaw na automatyzację!

Optymalizacja to słowo kluczowe, krążące po głowie każdego przedsiębiorcy. Jak zoptymalizować przebieg procesów wewnątrzfirmowych, aby przebiegały one sprawnie i nie utrudniały codziennego funkcjonowania danego przedsiębiorstwa? Możesz to osiągnąć między innymi poprzez automatyzację procesów i cyfryzację obiegu informacji firmowej. W jaki sposób to osiągnąć i na czym to konkretnie polega? Odpowiadamy!

Optymalizacja, automatyzacja – czyli jak usprawnić workflow?

Faktury, umowy, sprawozdania, analizy – to tylko wierzchołek góry dokumentów generowanych przez każdy podmiot gospodarczy. Wszystkie te dokumenty wędrują pomiędzy poszczególnymi działami firmy – od sprawności tego „wędrowania” w dużej mierze uzależniona jest jakość funkcjonowania przedsiębiorstwa. Dlatego optymalizacja procesów jest konieczna i powinno do niej dojść jeszcze zanim wspomniana góra dokumentów zacznie nas przerastać. Optymalizacja może zostać uzyskana poprzez automatyzację, czyli cyfryzację informacji firmowej. Oznacza to, że wszystkie dotychczas przetwarzane oraz archiwizowane dokumenty zostaną przeniesione do sfery cyfrowej, a nowe będą generowane już wylącznie w wersji elektronicznej – to rozwiązanie w pełni legalne a z jego zalet korzystają przedsiębiorcy w całej Polsce. Elektroniczny obieg faktur i wszelkich innych dokumentów jest sprawowany dzięki wdrożeniu oprogramowania – może być to program do realizacji wyłącznie tego zadania, bądź tal zwany system ERP służący do kompleksowego zarządzania przedsiębiorstwem z perspektywy komputera.

Optymalizacja procesów firmowych a system ERP

Każda firma ma swój własny model działania, dlatego nie ma dwóch takich samych przedsiębiorstw. Dlatego również, nie ma dwóch takich samych systemów ERP – i bardzo dobrze, bo tego typu oprogramowania stwarzają szerokie możliwości w zakresie dostosowania funkcjonalności do modelu funkcjonowania danej firmy. Taki system powinien być więc odpowiednio wdrożony – wdrożeniem tym zajmują się wyspecjalizowane firmy IT. Cel wdrożenia jest prosty – przeniesienie wszystkich procesów firmowych do sfery cyfrowej. Pracodawca oraz uprawnieni pracownicy mogą więc z perspektywy komputera kontrolować realizację danego zamówienia, sprawdzać zasoby magazynowe i określić liczbę pracowników, których mogą przydzielić do danego zadania. A przebieg dokumentów? Ponieważ wszystkie one są dostępne w wersji cyfrowej, to przebiega on sprawnie, dzięki czemu unikniesz opóźnień w fakturach, zeznaniach do urzędu i wielu innych nieprzyjemnych sytuacji spowodowanych niezoptymalizowanym obiegiem informacji firmowej!